5.3. Înregistrarea facturilor

Pentru a crea o factură, faceți clic pe butonul „Creează factură” din secțiunea „Venituri”.

5.3.1. Crearea unei facturi

Completați câmpurile facturii:

Selectați data facturii din calendar (câmp obligatoriu);

Document tranzacție

Selectați descrierea tranzacției (câmp obligatoriu);

Selectați tipul documentului (doar pentru plătitorii de TVA) (câmp obligatoriu);

Adăugați un comentariu intern. Acesta va fi afișat în jurnal, dar nu va fi adăugat la versiunea PDF a facturii;

Partener de afaceri

Țara/locul tranzacției - Implicit – RO
Numele partenerului
Număr de înregistrare
Număr TVA (RO00000000000) (dacă există)
Cont bancar client - contul bancar client al utilizatorului
Adresă
E-mail
Telefon

Atunci când se utilizează căutarea datelor partenerilor în Registrul Întreprinderilor din Letonia, în coloana „Numele partenerului”, introducerea numelui partenerului va completa automat câmpurile „Nume”, „Număr de înregistrare”, „Număr TVA”, precum și „Adresă legală”, „E-mail” și „Telefon”.

Câmpurile nu sunt obligatorii pentru salvarea tranzacției, dar sunt obligatorii pentru completarea jurnalului de activități comerciale.

La completarea câmpului nume, partenerii salvați anterior vor apărea ca sugestie, iar la selectarea acestora, câmpurile partenerului de afaceri vor fi completate automat.

Specificații

Următoarele câmpuri trebuie completate (Datele de plată trebuie completate, care vor fi indicate în versiunea PDF a facturii):

Numărul contractului (dacă există);
Comentariu (durata/perioada serviciului) - se pot specifica informații suplimentare, care vor fi reflectate în fișierul PDF al facturii;
Număr de cont - numărul contului de utilizator, care este specificat în secțiunea Afacerea mea->Setări factură;
Monedă - suma facturii este indicată în euro, dar este posibilă selectarea unei monede din listă, apoi suma în moneda selectată va fi indicată lângă suma în euro la cursul de schimb din data înregistrării tranzacției;
Denumire produs/serviciu (câmp obligatoriu). Acest câmp trebuie introdus ca denumire pentru produs sau serviciu. La completarea câmpului „denumire produs”, produsele/serviciile salvate anterior vor fi afișate ca memento, iar la selectarea lor, câmpurile vor fi completate automat. Dacă este necesar, este posibilă eliminarea produsului din lista de bacșișuri;
*Compensare costuri - dacă venitul din acest produs sau serviciu nu se aplică activității economice, atunci trebuie marcat semnul „compensare costuri”. În acest caz, suma din jurnal, indiferent de starea plății, va fi inclusă în coloana Y - Venituri neaplicabile calculului impozitului;
Preț pe unitate (câmp obligatoriu);
Unitate de măsură;
Cantitate (câmp obligatoriu);
Cotă TVA (%) (se aplică numai plătitorilor de TVA);
Preț total. Dacă a fost selectată moneda facturii, prețul în moneda selectată va fi afișat lângă prețul în euro;

+ Adăugați un alt produs sau serviciu - dacă este necesar, se pot adăuga alte produse și servicii. Dacă este necesar, produsul/serviciul poate fi șters făcând clic pe butonul „ȘTERGE”;

Procedura de plată

Trebuie să selectați o metodă de plată:

Niciuna - dacă datele facturii și ale plății nu coincid;
Casier - dacă factura este plătită în numerar
Banc - dacă factura este plătită fără numerar
În sistemul de plăți (Paypal/Revolut) - dacă factura este plătită fără numerar în sistemul de plăți

* Dacă este selectată ca metodă de plată „Niciuna”, atunci apare opțiunea de a selecta termenul de plată selectând o dată din calendar. Dacă factura nu este marcată ca plătită (nu se va adăuga nicio plată la factură sau se va modifica metoda de plată), atunci starea facturii în lista de venituri va fi „Restantă”.

După ce toate informațiile au fost introduse, faceți clic pe „+ Creare” și se va deschide fereastra de previzualizare a facturii, unde va fi afișată prima pagină a facturii și unde puteți:

Descărcați factura în format PDF făcând clic pe „Descărcare”;

Alegeți un design de factură. În mod implicit, se afișează designul standard al facturii sau designul de factură care a fost salvat în setările facturii din secțiunea Afacerea mea->Setări factură;
Selectați limba facturii - este posibil să selectați letonă sau engleză. Deși textul e-mailului este afișat într-o altă limbă, de exemplu, engleză, trebuie să schimbați limba în profilul dvs. înainte de a trimite;

După ce designul și limba facturii sunt selectate, trebuie să faceți clic pe butonul „actualizare” de lângă limbă, astfel încât factura să fie actualizată conform criteriilor selectate.

Trimiteți factura - după crearea facturii, aceasta poate fi trimisă imediat clientului. Factura poate fi trimisă pe adresa de e-mail a clientului, prin Whatsapp, se poate afișa codul QR pentru plată sau pur și simplu se poate copia linkul și se poate trimite clientului în orice mod convenabil.

*Pentru a crea o factură, utilizatorul trebuie să completeze câmpurile Numele băncii și numărul de cont în secțiunea Afacerea mea->Setări factură.

Numărul facturii este format dintr-un număr de secvență și un prefix, care poate fi specificat în secțiunea Afacerea mea->Setări factură.

Dacă doriți ca sigla dvs. să apară pe factură, o puteți adăuga și în secțiunea Afacerea mea->Setări factură.

Toate datele despre dvs. ca furnizor de servicii sunt preluate din secțiunile „Profil” și „Informații fiscale”.

Funcția de facturare este disponibilă în cantități nelimitate în cadrul abonamentelor PRO și PREMIUM. În cadrul abonamentului BASIC, sunt disponibile în total 5 facturi, adică, după utilizarea a 5 facturi, această opțiune nu va mai fi disponibilă pentru abonații BASIC.